Cinco riesgos comunes de la hoja de balance y maneras de controlarlos

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La mayoría de los auditores internos han utilizado el software de hoja de cálculo para tareas comunes, como calcular complejos ajustes de ingresos y preparar informes financieros. Y, mientras que las hojas de cálculo pueden ser excelentes herramientas durante un examen de auditoría, muchos auditores internos todavía no son conscientes de sus riesgos potenciales.

S preadsheets rara vez son una causa de preocupación o sospecha durante las auditorías internas, a pesar de que debería ser – hojas de cálculo se pueden cambiar fácilmente, pueden carecer de ciertas actividades de control interno, y son vulnerables a errores humanos. Algunos auditores internos pueden creer que hay pocas razones para preocuparse porque han utilizado el mismo software de hoja de cálculo durante muchos años. Sin embargo, hay buenas razones para preocuparse. Mientras que las hojas de cálculo son muy similares a la lente de una cámara a través de la cual los auditores pueden ver los datos de una organización, la evaluación de un auditor de la información en la hoja de cálculo puede ser sesgada si la lente está sucia o ligeramente defectuosa. Por lo tanto, es importante que los auditores sean conscientes de los diferentes tipos de riesgos asociados con el uso de hojas de cálculo, cinco de los cuales se explican a continuación.

Riesgo 1: Usuarios no calificados

El entrenamiento de la hoja de cálculo no es sólo para los auditores principiantes. De hecho, la falta de entrenamiento adecuado dará lugar a resultados de hoja de cálculo pobres o mediocres, como referencias inadecuadas, vinculación a otras hojas de cálculo o uso de fórmulas inexactas para dominar cálculos complejos.

Controles comunes de la hoja de cálculo

  1. Capacitar a los usuarios.
  2. Establecimiento de estándares de documentación.
  3. Establecimiento de procedimientos de entrada de datos.
  4. Uso de buenas medidas de seguridad.
  5. Copia de seguridad de los datos con frecuencia.

Fuente: IT Compliance Institute.

El Comité de Organizaciones Patrocinadoras del Marco Integrado de Control de la Comisión Treadway   requiere un compromiso de competencia, que es un aspecto importante del control interno. Formación de hoja de cálculo para todos los auditores es una forma de ayudar a lograr el control interno. Por ejemplo, los planes de aprendizaje a largo plazo que incorporan el entrenamiento de hojas de cálculo ayudarán a que los usuarios estén al día con la última versión de la hoja de cálculo en uso. Además de la formación en línea gratis de Excel desde el sitio web de Microsoft o de la formación gratuita Lotus 1-2-3 del sitio de IBM, el Instituto de Contadores Públicos Americanos de  Journal of Accountancy  tiene una sección especial cada mes dedicada al uso de herramientas tecnológicas.

Riesgo 2: Falta de directrices para la preparación de hojas de cálculo

Si las políticas y procedimientos para mitigar los riesgos de hoja de cálculo son inadecuados, los errores se volverán más comunes y la falta de coherencia aparecerá en los informes de auditoría de control interno. Por lo tanto, el estilo, el contenido y la responsabilidad de las hojas de cálculo deben documentarse en las políticas y procedimientos de la organización o en la hoja de cálculo utilizada.

Con este fin, la documentación es una buena práctica para explicar cómo se utilizan las hojas de cálculo. Las organizaciones deben explicar – en el lenguaje común del archivo del libro, en la hoja de trabajo (por ejemplo, en la parte superior de la página) o en las políticas y procedimientos escritos – el propósito de la hoja de cálculo y las funciones previstas para que otros usuarios puedan leer las instrucciones antes de usarlas . Si la documentación se mantiene por separado (por ejemplo, un documento de políticas y procedimientos), debe identificar los requisitos de estilo y organización para el uso de hojas de cálculo.

Además, un inventario de hojas de cálculo utilizadas para preparar tareas complejas o estados financieros ayudará a asegurar donde se necesita documentación adecuada. Además, la documentación debe mantenerse actualizada e incluir quién fue responsable de preparar o actualizar la hoja de cálculo o la política.

Riesgo 3: Entrada y Reciclaje de Datos

Las personas son criaturas de hábito, que es una de las razones por qué las hojas de cálculo se reutilizan de año en año. Desafortunadamente, después de cortar y pegar información, la hoja de cálculo podría no funcionar de la manera que lo hizo antes – las fórmulas pueden ser dañadas, los enlaces se pueden romper, o las células se pueden sobrescribir.

Para ayudar a mitigar los riesgos de reciclado de hojas de cálculo, los auditores deben asegurarse de que la información agregada a la hoja de cálculo sea tan buena como la esperada:

  • Almacenamiento de datos de entrada por separado de la hoja de cálculo activa utilizada para los cálculos.
  • Utilizando un total de control (es decir, un resultado obtenido sometiendo un conjunto de datos a un algoritmo para verificar los datos en el momento en que se aplica el algoritmo) para evitar errores en fórmulas que suman columnas de datos, números o dólares.
  • Uso de autocomprobaciones, como un hash o un lote total, para verificar que los resultados de la fórmula son precisos.
  • Uso de una herramienta automática para evitar que los errores se arrastren a las hojas de cálculo.
  • Comprobación de que las plantillas de hoja de cálculo no se cambian accidentalmente mediante la protección mediante contraseña.

Riesgo 4: Errores de la hoja de cálculo

Las llamadas telefónicas, los compañeros de trabajo parlanchines y las pausas de café son razones comunes por las que los trabajadores cometen errores de entrada de datos, como entradas omitidas o números transpuestos. Un estudio de 2004 de PricewaterhouseCoopers muestra que hasta 91 por ciento de las hojas de cálculo sofisticadas contienen errores. Desafortunadamente, si los auditores saben que hay errores en la hoja de cálculo, también lo hacen los estafadores. Por ejemplo, los controles inadecuados de la hoja de cálculo pueden dar lugar a errores, declaraciones equivocadas y, posiblemente, a fraudes.

Oct07_spreadrisk_2007.jpgAunque no se puede esperar que los auditores para detectar todos los casos de fraude, ellos no tienen el deber de tomar medidas razonables para detectar situaciones que pueden dar lugar a fraude. Para ayudar a prevenir el fraude, varias leyes y regulaciones en los Estados Unidos (por ejemplo, la Ley Patriota de los Estados Unidos de 2001, la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero de 1977, la Ley Sarbanes-Oxley de 2002, la Declaración de Auditoría No. 99 y la Auditoría Norma No. 5) han desarrollado una serie de mecanismos de cumplimiento normativo, que tienen por objeto disuadir a las personas de actividades delictivas. Estas leyes y reglamentos han enfatizado la importancia para el auditor – interno o externo – de estar permanentemente atento a las declaraciones equivocadas que podrían haber sido intencionales.

Una manera de reducir el número de errores en las hojas de cálculo y de ayudar a mitigar el fraude es limitar el acceso a los archivos. Una hoja de cálculo no es diferente de otro software, por lo que el acceso a la información de la hoja de cálculo debe limitarse a las personas que necesitan saber, lo que puede ayudar a disuadir a los estafadores. Además, el almacenamiento de hojas de cálculo importantes en un servidor con acceso limitado puede proteger la información de las miradas indiscretas. Si se utiliza el almacenamiento de archivos de acceso abierto, la implementación del acceso limitado por contraseña tiene sentido con estas hojas de cálculo. El acceso bloqueado a ciertas celdas también puede proteger fórmulas valiosas de la manipulación.

Riesgo 5: Pérdida de datos

La falta de respaldo de datos es un error común ya veces fatal que puede resultar en la pérdida de horas de entrada de datos para usuarios de computadoras, que se aplica por igual a todas las herramientas de software, incluidas las hojas de cálculo. Las averías del hardware y del software ocurren de vez en cuando, y el respaldo regularmente y con frecuencia es la mejor prevención para el usuario de la hoja de balance. Como regla general, siempre es más fácil recuperar la información de un archivo de copia de seguridad que rehacer toda la hoja de cálculo. La función de ahorro automático en el software de hoja de cálculo es un medio fiable para evitar la pérdida accidental de datos en caso de errores o mal funcionamiento del sistema.

Equilibrio de riesgos con controles

Ya sea que una organización sea grande o pequeña, muchas hojas de cálculo fueron un riesgo ignorado hasta que la hoja de cálculo de Sarbanes-Oxley controla el cumplimiento en la Sección 404. La flexibilidad, facilidad de uso y transferibilidad son algunas de las ventajas de las hojas de cálculo electrónicas. Sin embargo, las mismas características que hacen que las hojas de cálculo útiles también los hacen riesgosos. Los cinco ejemplos de este artículo hacen hincapié en la necesidad de que los auditores traten las hojas de cálculo con escepticismo e inculquen controles para mitigar estos riesgos, ya que se relacionan con su propio uso de la herramienta.

SOBRE EL AUTOR
Larry R. Metz
Larry R. Metz

Larry R. Metz, CIA, CCSA, CGAP, CPA, es un auditor y contador en el Departamento de Recursos Naturales de Wisconsin. Él es un orador frecuente en eventos profesionales, sirve como presidente del Capítulo de Madison IIA, y es un miembro de la facultad de la Red de Mejora de Desempeño de Wisconsin.

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