La mejor forma de Auditar

Estándar

En cualquier actividad profesional, lo que más preocupa y nos genera ansiedad, es como llevar y aplicar los conocimientos a la práctica, para que los resultados nos permitan posicionarnos y especialmente dar respuesta desde nuestra labor de manera contundente al cliente en términos de calidad y oportunidad.

En el campo de la Auditoría y el control, he anotado unas bondades que nos proporcionan el camino a seguir, como la planeación, los programas de auditoría, los papeles de trabajo, el cuidado en la elaboración de informes, la comunicación permanente con los responsables de los procesos, en fin una serie de actuaciones, que de por sí son agregados importantes a la hora de hacer Auditoría, pero que no son suficientes si no vemos con claridad el contexto sobre el cual debemos actuar.

Espero, a través de este escrito unir cabos que nos muestren la esencia y la importancia de lo que debemos conocer a fin de contar con la suficiente información relevante e importante.

Uno de los postulados en el ejercicio de la auditoria es “no podemos auditar lo que no conocemos”, es por eso que lo más importante en auditoría es conocer la organización, para lo cual voy a sugerir unos ítems a tener en cuenta, como quiera que ellos representan la información básica a considerar:

La Misión. Referente primario a conocer y entender al momento de programar una auditoría, sea a la organización en su conjunto, un proceso, un área; si la entendemos y la mantenemos presente en cada momento del proceso auditor, con seguridad iremos por buen camino y los propósitos como los resultados serán coherentes y afines.

Es de entender que el auto control como fundamento de todos los que hacen parte de la organización debe concebir la Misión como el marco obligado de todas sus actuaciones, desde lo operativo, financiero, contable, técnico, normativo, etc…, acciones que al no tenerse en cuenta, sin duda proporcionara un desequilibrio del sistema de control interno implementado y desvío de los objetivos propuestos.

Es claro que la normatividad, los estados financieros, los presupuestos, los planes y programas, las inversiones, el perfil del recurso humano, las bases de datos, etc… deben reflejar en sus contenidos el propósito de la Misión de la entidad; Por ello de su diseño, construcción y adopción de manera cuidadosa y precisa dependerán que de su simple mención proporcione con claridad los lineamientos y cometidos de una organización en su conjunto.

La normatividad. Nos lleva en principio a conocer la naturaleza del ente auditado, su creación, sus objetivos, sus características, para que a partir de ella, revisemos cuales son aquellas normas o regulaciones dada su importancia se aplican desde lo laboral, contractual, presupuestal, financiero- contable, administrativo, seguridad social; en un modelo de administración burocrática, donde los lineamientos se basan en escritos traducidos a normas, este ítem representa particular importancia como quiera que regula de manera obligatoria el actuar de las organizaciones.

Esquema organizacional (organigrama). Refleja de manera categórica el árbol de decisiones de las empresas, en donde sin duda la auditoria como inicio del proceso se ubica en el mapa de la organización, estableciendo de manera precisa el tipo de direccionamiento, coordinación y control que la empresa maneja y donde seguramente observara con mayor precisión las áreas misionales como referente de su actuación.

Los Estados Financieros. Por todos entendidos como la “foto de la empresa”, como resultado de su dinámica contable, es la responsable del registro de los hechos y operaciones de tipo económico, financiero, administrativo y jurídico, en donde converge la gestión de la entidad y sus resultados de manera numérica, constituyéndose en un elemento esencial en la práctica de la auditoria, como referente de análisis y planeación y como indicador de evaluación y opinión sobre lo actuado.

En la práctica contable y como norma obligatoria en la presentación de estados financieros al cierre de cada ejercicio, éstos deben ir acompañados de notas explicativas, las cuales relacionan y discriminan de manera detallada no solo las políticas y actuaciones sino también las cuentas y eventos operacionales de cada una de ellas.

De ahí que las notas explicativas a los estados financieros (NOTAS) es la mayor aproximación que se puede tener para conocer la organización a través de los estados financieros, que al fin y al cabo son el reflejo de los hechos económicos de la entidad en su conjunto.

Las NOTAS por ser parte integral de los estados financieros, son revelaciones primarias que de no considerarse, requeriría al grupo auditor extenuantes sesiones con la administración para entender y conocer las actividades realizadas, y lo que es más relevante, no poder precisar las limitaciones que ciertas cuentas, procesos y actividades registra la entidad objeto de auditoría.

La importancia de revisar las NOTAS radica en agilizar el tiempo que dispone el grupo auditor para el desarrollo de la respectiva auditoría y proporcionar los lineamientos para direccionar las etapas de planeación y ejecución hacía los procesos críticos y relevantes de la organización.

El presupuesto y los planes y programas. Como plan financiero e instrumento de gestión, proporciona a la auditoria el entendimiento en la consecusión de los ingresos y la aplicación de los gastos e inversiones de manera programada, y ante el evento de rezagos e improvisaciones generan alertas y referentes de evaluación por parte del organismo evaluador.

El presupuesto como forma de financiamiento es la herramienta a través de la cual la empresa programa las compras y ejecuta los gastos y de su acertada programación proporciona el equilibrio operativo de la organización.

El entorno. El auditor que ejerza su práctica de auditoria sin considerer el ambiente externo en que se desarrolla la actividad básica del ente auditado, puede llevarse sorpresas y no prever las amenazas o riegos a considerar en su juicio final.

Informes. Es importante solicitar los informes de auditorías anteriores y estudiar los informes de gestión y financieros producidos por la organización a fin de establecer el grado de cumplimiento y ejecución, que sin duda proporcionaran una información integral que genere contraste sobre las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas de la organización y permita presentar después de múltiples pruebas, sin equívocos un resultado de auditoría más justo e integral.

Aunque existen otros items, estos a mi criterio son los más relevantes asociados a las siguientes consideraciones:

  • Sin duda, lo que el auditor debe estar permanente evaluando, son las actuaciones de la organización en pos de cumplir con la misión institucional.
  • Que los planes de acción estén dirigidos a coadyuvar los intereses y objetivos a corto y mediano plazo de la organización, asociado a una presupuestación que permita financiar sin incertidumbre las tareas, metas e indicadores propuestos.
  • Informes de gestión que clarifiquen de manera transparente el actuar de la administración y las diferentes áreas misionales y de apoyo.
  • Notas explicativas de los estados financieros, que reseñe con detalle las políticas y eventos relevantes que impactan sobre los estados financieros.
  • Informes de control, a fin de contrastarlos contra la gestión de la administración.
  • Planes de mejoramiento, que indiquen los compromisos, pero también las acciones generadas para obtener mayor calidad.
  • Comportamiento del entorno a fin de generar comparación frente a la competencia y oportunidades y amenazas a prever.

 Marco Hernando Bonilla Martínez . –   

Consultor y Asesor en los procesos de Auditoría con enfoque integral, Auditoría interna de Calidad, ISO 9001 de 2008 y NTCGP 1000:2009, con más de 20 años de experiencia. Conferencista nacional, consultor internacional en procesos de Control Interno orientados al mejoramiento de las organizaciones. Colaborador de Auditool.

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